Oppdatert 26. mars 2021.
Dagens verktøystøtte for Nye metoder understøtter ikke prosessene for samhandling og saksbehandling på en helthetlig måte. Det brukes i dag en rekke forskjellige verktøy og stegene mellom verktøyene er manuelle. Det brukes i stor grad e-post for utveksling av informasjon, det er mye manuell håndtering av dokumenter og nettsiden, nyemetoder.no, driftes på en utdatert plattform.
Det er derfor igangsatt en konseptfase for å utrede alternativer for å etablere ny verktøystøtte for Nye metoder. Målsetningene er blant annet å effektivisere arbeidsprosesser, øke samhandling og forenkle medvirkning. Konseptfasen har en varighet på ca. seks måneder og vil avsluttes i juni 2021.
Prosjektet er per 26. mars i hovedsak ferdig med behovs- og prosesskartleggingen. Det gjennomført intervjuer og arbeidsmøter med interessenter og brukere for å innhente behov og kartlegge gevinster ved ny verktøystøtte. Behovene er fordelt i ulike funksjonelle områder og Styringsgruppen besluttet 22. mars en prioritering av disse (se lengre ned).
Prosjektet utreder nå ulike løsningsalternativer. Det skal også utarbeides veikart med tiltak på kort og lang sikt, samt beslutningsunderlag for oppstart av planleggingsfase.
Prosjektet skal ikke gjøre endringer i selve systemet Nye metoder, men skal bidra til å sikre at Nye metoder kan videreutvikles og håndtere en fremtid med et økende antall metoder.
Prosjektinformasjon – Verktøystøtte for Nye metoder
- Fase: konsept
- Kort presentasjon: lenke
- Konsepteier: Jan Frich, Fagdirektør i Helse Sør-Øst
- Organisering: Styringsgruppe og referansegruppe er satt sammen av deltagere i Bestillerforum RHF. I tillegg er porteføljeansvarlig i Helse Sør-Øst og konserntillitsvalgte medlemmer i Styringsgruppen
- Planlagt avslutning av fasen: Juni 2021
Mandat og leveranser
Konseptfasen skal sikre at ledelsen får god, relevant og tilstrekkelig informasjon til å beslutte om de skal sette i gang et nytt prosjekt, og gjøre et bevisst og gjennomtenkt valg av konsept.
Prosjektet skal levere:
- Kartlegging av arbeidsprosesser: Det skal utarbeides en beskrivelse av dagens arbeidsprosesser i Nye metoder. Prosessbeskrivelsene brukes som grunnlag for å dokumentere dagens situasjon, samt at de kan benyttes for å vurdere forbedringstiltak og design av nye prosesser.
- Veikart: Det skal utarbeides et veikart for realisering som beskriver en stegvis tilnærming til etablering av verktøystøtte for Nye metoder. Veikartet skal inneholder tiltak som bedrer dagens situasjon både på kort sikt og på lang sikt.
- Prosjektbegrunnelse/Business Case: Prosjektbegrunnelsen/Business Case er et ledelsesprodukt som beskriver hvorfor det er riktig å iverksette et prosjekt for å ivareta et identifisert behov. Prosjektbegrunnelsen/Business Case utarbeides i konseptfasen som en første versjon, og er knyttet opp mot prosjektforslaget. Dokumentet videreutvikles og forfines i planleggingsfasen.
- Prosjektforslag: Et prosjektforslag er et ledelsesprodukt som beskriver hvorfor det foreslåtte konseptet er valgt, forvente gevinster fra prosjektet, samt rammebetingelser og forslag til organisering og gjennomføring av prosjektet. Prosjektforslaget opprettes i konseptfasen og baserer seg på mandatet for konseptfasen.
- Faseplan for planleggingsfasen: Faseplanen for planleggingsfasen er et ledelsesprodukt som utarbeides i konseptfasen som en første versjon, og er knyttet opp mot prosjektforslaget. En faseplan er en mer detaljert plan for styring og oppfølging i en fase.
Formål og gevinster med ny verktøystøtte
Figuren under viser de viktigste gevinstene som prosjektet ønsker å realisere med ny verktøystøtte. Gevinstbildet vil bli oppdatert underveis i prosjektgjennomføringen med resultater fra intervjuer og workshops.
Funksjonelle områder
Prosjektet har kartlagt en rekke ulike behov. Behovene er deretter delt inn i funksjonelle områder. For hvert område er det gjort en kvalitativ vurdering av måloppnåelse (nytte) i forhold til omfang (kostnad) av en ny løsning. Figuren under illustrerer inndelingen og prioteringen av de funksjonelle områdene.
De funksjonelle områdene er prioritert i grupper fra høyest prioritert i gruppe 1 til lavest i gruppe 5. Styringsgruppen har gitt sin tilslutning til at første prioritet er å implementere grunnleggende saksbehandlings- og samhandlingsfunksjonalitet og ny nettløsning. De andre områdene vil i stor grad være avhengig av at dette grunnlaget er på plass. Videre har Styringsgruppen besluttet at områder i prioritet 2 og 3 skal inngå i den videre planleggingen. Prosjektet vil også sikre at den grunnleggende løsningen muliggjør fremtidig implementering av områdene i gruppe 4 og 5. Beslutninger om videre arbeid med områder i gruppe 4 og 5 legges inn som et beslutningspunkt i gjennomføringsfasen av prosjektet.
Tidsplan
Konseptfasen startet i november 2020 og planlegges ferdigstilt i juni 2021 (prosjektperioden er utvidet med 2 uker utover opprinnelig plan). Vinteren 2021 jobber prosjektet med behovs- og prosesskartlegging. Det er gjennomført møter med de sentrale aktørene i Nye metoder og med andre aktører og interessenter, deriblant klinikere og brukerorganisasjoner. Fra midten av mars jobber prosjektet med utredning av alternativer for løsning.
Har du spørsmål til prosjektarbeidet og konseptfasen?
Ta kontakt med Sekretariatet for nye metoder på e-post nyemetoder@helse-sorost.no.
